パソコンのファイル整理

パソコンのファイル整理

パソコンのファイル整理に不慣れだと、ファイルが様々なフォルダに散らばり、なかなか探せなくなり、時間を浪費してしまいます。しかし、それでもファイルは見つからず、結局、何度も似たようなファイルを作るハメになり、さらに時間が無駄に過ぎていきます。一方、仕事のできるビジネスマンは、きちんとファイルを整理できており、必要であれば、すぐに取り出すことができます。

しかし実は、ファイル整理の基本的なコツを知っていれば、誰でも、パソコンのファイル整理の達人になることができ、一気に仕事の効率を増すことができます。パソコンのファイル整理のコツは、次のように行います。

次に、それぞれのパソコンのファイル整理のコツを説明していきます。

パソコンのファイル整理「１．まずはデスクトップに保存する」

「１．まずはデスクトップに保存する」というのが、パソコンのファイル整理のコツのまず１つめです。ファイルは、必ず、最初にデスクトップに作成するようにクセをつけて、次のように行いましょう。

こうすれば、「新しいファイルは、とりあえずデスクトップを探せば見つかる」というルールができます。そのため、最近作ったりダウンロードしたファイルは、とりあえずデスクトップを探せば見つけることができるため、ファイルを探すのが便利になります。一方、ファイルの保存場所を決めていないと、ダウンロードファイルがドキュメントフォルダに保存されたり、ブラウザの「ダウンロードフォルダ」に保存されたりと、一貫性がなくなってしまい、混乱してしまいます。

そのため、ダウンロードファイルも、必ず、デスクトップにして、デスクトップを経由してからファイルを移動するクセをつけましょう。

パソコンのファイル整理「２．何でも１ヶ所に放り込む」

「２．何でも１ヶ所に放り込む」というのが、パソコンのファイル整理のコツの２つめです。デスクトップなどに保存したファイルは、次に「仮置フォルダ」として決めた１つのフォルダに、全て放り込むようにしてようにする、ということです。

パソコンのファイル整理が下手な人がよくやるのが、すぐに種類別や目的別にフォルダを作って、入れてしまうパターンです。しかし、初めからフォルダを分散してしまうと、使いたいときに、どのフォルダに入れたか分からなくなってしまうため、探すのに時間がかかります。そのため、まずは「仮置フォルダ」の１ヶ所にすべて放り込むというのが、ファイル整理の鉄則です。

「仮置フォルダ」として一般的によく使われるフォルダは、次のような場所です。

「ドキュメント」は、昔は「マイドキュメント」と呼ばれたりもしていましたが、Windowsの開発元であるMicrosoftが、個人で作成したデータを保管するために作っているフォルダです。特にパソコンの設定していない場合は、MicrosoftのWordやExcelでファイルを作成すると、勝手に保存先は「ドキュメント」フォルダに指定されます。また、フォルダ内を開いたときに左側に表示される「ナビゲーションウィンドウ」にも、ドキュメントフォルダが含まれていますし、ファイルを右クリックして「送る」を選んでも、ドキュメントフォルダが含まれています。そのため、一般的には「ドキュメント」フォルダを仮置フォルダにするのが楽です。

「オンラインストレージ」は、「DropBox」や「Google ドライブ」や「One Drive」といった、オンラインストレージのサービスを利用している場合の、保存場所のフォルダです。一般的には、オンラインストレージを導入すると、「Dドライブ」や「Eドライブ」といった新しいドライブが作られ、そのフォルダがオンラインストレージ用に自動で割り当てられます。オンラインストレージを仮置フォルダにしておけば、ファイルを投げ込んだら、そのままオンラインストレージにもデータを保管できるため、バックアップも同時に行えて便利です。また、オンラインストレージを仮置フォルダにしておけば、ノートPCやスマホとも同期できるため、いつでもどこでもファイルを確認できます。

私の場合は、「オンラインストレージ」のDropBoxのフォルダを仮置フォルダに利用しています。ただし、例外として、仮置フォルダに入れないファイルもあります。それは、動画ファイルなどの非常に大きいファイルです。動画ファイルは、パソコンに保存しておくと容量を圧迫するため、ビデオカメラで撮った動画などは、外付けHDDを仮置フォルダにしています。

パソコンのファイル整理「３．増えたらフォルダ分けする」

「３．増えたらフォルダ分けする」というのが、パソコンのファイル整理のコツの３つめです。これは、「仮置フォルダ」に入れたデータが、ある程度たまったら、フォルダ分けして、カテゴリー化することを検討します。

フォルダ分けするルールは、次の５つです。

「１．まとめ化」とは、ファイルが５個以上になったら、フォルダにまとめてグループ化することを検討します。例えば、忘年会の予定のためのファイルを作っているとき、「出席者名簿.xlsx」「タイムテーブル.doc」「案内メールのテンプレート.txt」など、忘年会関連のファイルが５個以上になったら、「忘年会フォルダ」などのフォルダを作って、そのフォルダの中に全てのファイルを入れて、分類してまとめます。同じように、「忘年会フォルダ」「新年会フォルダ」「新入社員歓迎会フォルダ」など、飲み会関連のフォルダが５個以上になったら、「飲み会フォルダ」などのフォルダを作って、そのフォルダを中に全てのフォルダを入れて、分類してまとめてグループ化します。

「２．封印化」とは、ファイルが増える見込みがなくなったら、フォルダにまとめて封印してしまうことを検討します。例えば、忘年会関連のファイルを作っていたけれど、忘年会が終わってしまってもうファイルが増えることがなくなったら、「忘年会フォルダ」などのフォルダを作って、そのフォルダの中に、今までに作った忘年会関連のファイルを入れてしまい、まとめてしまいます。封印化すると、もうそれ以上ファイルが増えることはなくなるハズなので、私の場合は、フォルダ名に（終）とつけたりします。例えば、「忘年会フォルダ（終）」と書いておけば、このフォルダは、もう終了した案件だということが分かりやすくなります。

「３．その他化」とは、ファイルを分類しにくくて迷っているようなファイルがあった場合、とりあえず、「その他フォルダ」を作って、放り込んでしまうことです。例えば、忘年会用のファイル、上司に頼まれた文書ファイル、新入社員用のマニュアルを書いたファイルなど、雑多なファイルは、「その他フォルダ」を作って、そのフォルダの中に、とりあえず入れてしまいます。そうすれば「仮置フォルダ」にデータも貯まりにくくなります。

「４．思い出化」とは、ファイルが過去のものとなったら、月別フォルダにとりあえず入れてしまう、ということです。例えば、2019年12月に、忘年会のファイル・年末の決算のファイル・出張費の請求ファイルなど、まとめ化しにくいファイルが複数溜まったとき、月をまたいで2020年1月になったら、「2019年12月フォルダ」を作って、2019年12月に作ったファイルは、全てそのフォルダにすべて分類してしまいます。そうすれば、「仮置フォルダ」にデータが貯まりにくくなります。

「５．ゴミ箱化」とは、使わないけれど捨てにくいファイルを、とりあえず「ゴミ箱フォルダ」を作って、放り込んでしまうことです。例えば、古いテンプレートが必要なくなったとしても、後で、見返す可能性があるかもしれないときは、とりあえず「ゴミ箱フォルダ」に入れてしまいます。そうすれば、もし必要になったときでも、いつでも見直すことができます。こうすれば、「もしかしたら使うかも」と思っているようなファイルを、「仮置フォルダ」に置いておく必要がなくなります。

パソコンのファイル整理のまとめ

パソコンのファイル整理は、結局、いかにルールを作って整理できるか、ということに尽きます。先ほど挙げてきたルールは、あくまで基本的で一般的なルールですが、あなた自身の中で、もっと良いルールがあれば、そのルールで分類しても構いません。どんなルールでも、きちんとルールが守られていれば、ファイルも簡単に探すことができるようになります。