チェックシートとは

チェックシートとは

チェックシートとは、「やらなければいけない仕事をリストにしたもの」です。

普段仕事をしていると、迷ったり、飽きたりして、仕事の手が止まることが度々あります。しかし、チェックシートがあれば、多少の気が散ったとしても、チェックシートに従って仕事をこなすたけなので、効率的に仕事をすすめることができます。そのためチェックシートは、作業をマニュアル化して、ロボットのように機械的に仕事をするのに、極めて優秀なツールだと言えます。

特にチェックシートが役に立つのは、ルーチン化された作業においてです。毎月・毎週・毎日するようなルーチン化された作業は、チェックシートを使うことで効率的に進めることができます。例えば、次のようなルーチン化された作業も、チェックシートにすうｒことができます。

チェックシートを使えば、以上のような毎日の仕事の効率も、驚くほど上がります。しかし、チェックシートがなければ、経費精算の仕方について、経理が毎回尋ねられるハメになることもよくあります。また、オフィスの掃除で、掃除漏れがあったりして不十分な仕事をされることもよくあります。そのため、チェックリストがないと、仕事に無駄やミスが増えてしまい、多くの時間が取られてしまいます。

チェックシートとは、ルーチンワークのいつ作る？

チェックシートとは、ルーチンワークをすると分かっていれば、最初の１回めにチェックシートを作るのが基本です。そして、使いながら、バージョンアップをしていきます。

例えば、毎月第１金曜日に社内で定例会議をすると決めたら、次のように作っていきます。

リストアップされる議題は、どこの定例会議でも基本的に似たようなものですから、例えば、「売上数字の確認」「新製品プロジェクトの進捗報告」「成績優秀者の表彰」「人事の発表」などになるでしょう。

そして、初回の会議が終わった後、２回目以降は、次のように、チェックシートを順次修正していきます。

チェックシートは、社員全員が見れる共有フォルダに保存し、いつでも使えるようにしておきます。そして、誰でもチェックシートを更新可能にしておき、更新したら必ず、メーリングリストで、使用するスタッフに流すようにしましょう。

チェックシートを有効活用するコツは、いつでも誰でもチェックシートの削除や修正が簡単にできるようにすることです。簡単にメンテテナンスできるようにしなければ、チェックシートは形骸化してしまって、実用性の乏しいものになり、だんだん使われなくなってしまいます。皆でチェックシートを使うことにより、漏れなく正確に仕事を進めることができるため、全員の時間を効率的に使えるだけでなく、チーム全体の成長にもつながるというメリットもあります。