出張のチェックリスト

出張のチェックリストの例

出張のチェックリストは、有能な社会人にとっては必須のアイテムです。旅行といっても、年に１度の楽しいバカンスならば、旅行アイテムを１つ１つ吟味しながらスーツケースに詰めていくのも、楽しい作業です。しかし出張とは、仕事の一つですから、効率化を図る必要があります。

例えば、出張する度に、毎回次のような事態に陥っていては、準備に時間がかかって大変です。

まず、下着と着替えは３日分で、それから、PCとPCとの電源と、デジカメとバッテリー…。おっと、スマホの充電器も必要だな…。今回は海外だから、パスポートと、ガイドブックもあった方がいいかな？クレジットカードに、変圧器に…。えーと、それから、なんだっけ、なんだっけ…

このような状態だと、準備に時間がかかるだけでなく、忘れ物も多くなりますし、忘れるたびに現地で購入していたら、無駄な費用もかかってしまいます。また、忘れ物が多いにも関わらず、「もしかしたら使うかも…」と不要なものを持っていってしまい、「欲しいものがないのに無駄な物が多くて荷物が重い」という、わけのわからない状況になってしまいます。

出張の持ち物は、ミニマリストのようになるべくシンプルにしたいものですし、必要最小限で抑えたいものです。旅行の荷物の少ない芸能人としては、女優の「小西真奈美」さんがいます。小西真奈美さんは、大ざっぱな性格で、引っ越しのときに必要なものだけ残していったらダンボール１箱と植木鉢だけしか残らなかったというエピソードの持ち主ですが、旅行のときにも、荷物が少なすぎて税関で止められた経験があります。また、V6の森田剛さんも旅行の荷物が少なくて有名で、コンビニなどのビニール袋１つで海外旅行に出かけるほどです。アメリカに行くときにも、コンビニの袋に歯ブラシだけを入れた状態だったため、税関に止められたほどです。

荷物を厳選できれば身軽に旅行できますが、仕事の出張となると、仕事で欠かせないものもたくさんあります。そのため、出張のチェックリストを作るときは、実際に持ち物のチェックリストを作っている方のリストを参考にして、修正を加えるのが効率的です。そんな中でも、仕事の仕組み化の第一人者である「泉正人」さんは、チェックシートを活用しまくっており、出張用のチェックリストも作成しているため、参考になります。泉正人さんは書籍の中で出張用のチェックシートを公開しており、次のようになっています。

【国内・海外共通】

□	携帯電話	□	電動歯ブラシ
□	iPhone用USBケーブル	□	歯磨き粉
□	Mac	□	歯間ブラシ
□	Mac電源	□	石けん
□	iPhone用大バッテリ・ケーブル（充電確認）
		□	日本の運転免許証
□	飛行機チケット・eチケットの控え	□	メモ用Ａ４用紙
□	マイレージカード	□	クリアファイル複数個
		□	名刺
□	XX銀行キャッシュカード	□	会社概要
□	アメックスカード	□	SugarSyncが設定されているか確認。PCの同期化確認。
□	ダイナースカード
□	VISAクレジットカード

□	Tシャツ × ＿＿＿日分
□	パンツ × ＿＿＿日分
□	靴下 × ＿＿＿日分
□	ジャケット
□	シャツ
□	革靴
□	パジャマ
□	サングラス

【海外】

□	現地の天気・気温を調べる	□	電源の変換器
□	パスポート	□	コンセントのジャック変換プラグ
□	US運転免許証
□	国際運転免許証（期限確認する）	□	スポーツジム用ウェア
□	現金（空港で両替）	□	プール用の海パン
		□	プール用のゴーグル
□	本たくさん	□	プール用のキャップ
□	レストラン情報・スポットをプリントアウトする

なお、ここで使われている「SugarSync」というのは、「Drop Box」のようなオンラインストレージサービスです。泉正人さんの出張用のチェックリストは、事業家向けのものなので、そのまま使うことはできませんが、仕事によって荷物の項目を入れ替えれば、あなたなりの出張のチェックシートを作ることができます。例えば、取材メインの出張であれば、ICレコーダーや一眼レフカメラが必要になるかもしれませんし、商談メインでの出張であれば、補助端末としてiPadやタブレット端末が必要になるかもしれません。また、荷物の多い出張であれば、「手提げバック用」と「キャリーケース用」で、分けてチェックリストを作成するという方法もあります。

出張用のチェックリストを作っておけば、忙しい仕事の合間の出張準備でも、持っていくもので頭を悩ます必要はなくなりますし、大事なものを入れ忘れる心配もなくなります。泉正人さんは、出張用のチェックリストを出張のたびにプリントアウトして、□にレ点を入れて使っています。

出張のチェックリストのカスタマイズ

出張用のチェックリストは、次のように作り、カスタマイズしていきます。

EXCELファイルで作る
その都度、更新していく
印刷して使用する

「１．EXCELファイルで作る」とは、行を挿入したりして修正しやすいように、EXCELファイルで作るということです。EXCELファイルは、可能であれば、PCとスマホで共有している共有フォルダに入れておくと便利です。共有フォルダに入れておけば、出張先でチェックリストを紛失してしまっても、スマホから確認することができます。

「２．その都度、更新していく」とは、旅行や出張で気づいたことがあれば、更新して完成度を高めていくということです。最近は、出張先でノートPCの必要な業種も多いですし、時代の移り変わりに合わせた、柔軟なカスタマイズも必要です。

「３．印刷して使用する」というのは、チェックリストにレ点でチェックして使用するために、印刷しておくということです。出張の荷物のチェックリストは、行きの準備だけでなく、帰りに荷物をまとめるときにも利用できるため、印刷して持ち歩いておくと便利です。また、チェックリストを使いながら気づいたことがあれば、ボールペンなどでメモ書きしておけば、後で出張から帰ったときに、チェックリストのバージョンアップで活かすことができます。

仕事のできる人というのは、繰り返し行う作業で頭と時間を使わないよう、仕事や日常生活などの様々な場面でチェックリストを活用しています。チェックリストを使えば、頭を使うことなく、素早く正確に作業を終わらせることができるため、朝の出勤前の準備や、曜日ごとに掃除リストなどに関して、いろいろチェックリストを作ってみながら、活用する練習をしてみましょう。