チェックシートのテンプレート

チェックシートのテンプレートの例

チェックシートとは、「それを見ながらなら行動すれば、誰でも作業でき、どんな人でも同じ結果になるシート」です。そのため、チェックシートを渡された人が、作業に戸惑うようでは、チェックシートの意味はありません。

あなたも、学生のときや社会人になってから、会場設営を手伝った経験があるでしょう。そのとき、どう動けばいいか分からず、戸惑ったことも多いと思います。しかし、それは、あなたが悪いのではなく、会場設営のためのチェックシートをきちんと作っていない主催者が悪いわけです。

といっても、チェックシートの作り方を、どの程度まで作り込めばいいかと言われれると、きちんとチェックシートを作れる人などほとんどいないため、イメージを掴みにくいかもしれません。そんな中で参考になるのが、マネースクールを経営しており、仕事の仕組み作りの第一人者でもある「泉正人」さんの使っている、チェックシートのテンプレートです。泉正人さんは、自ら運営するマネースクールの体験入学説明会の会場を準備するためのチェックシートを、次のように作成しています。

泉正人さんのチェックシートを見ると、思ったより、チェックシートに書かれている指示が細かいと感じるかもしれません。しかし実は、これでも、書籍用に簡略されたチェックシートのテンプレートなので、実際は、もっと細かくなっており、次の内容なども含まれています。

泉正人さんのマネースクールでは、このチェックシートはEXCELで作成されており、社内の共有フォルダに入っています。そのため社内スタッフは、いつでも取り出してみることができ、スタッフが何か気づいたことがあれば、いつでも修正できるようになっています。

チェックシートのテンプレートの特徴

泉正人さんのチェックシートのテンプレートの特徴には、次のようなものがあります。

「１．すべての「TO DO（やるべきこと）」が網羅されている」とは、言われなくても分かりそうな当たり前のことから、ついつい見過ごしやすい細部まで、ありとあらゆることが書き出されているということです。そのため、全てのチェックシートをこなせば、準備係が掃除が苦手な人であろうが、いい加減で見落としの人であろうが、来場者に満足してもらえる会場設営をすることができます。

「２．順番になっている」とは、上から順番にこなせばいいようになっています。そのため、会場設営を担当する人も、「次は何をすればいいんだろう？」と考え込む必要もなく、書かれている時間どおりに、上からこなしていき、流れ作業するだけで会場設営できます。そのため、新人のアルバイトの人でも、段取りが苦手な人でも、スムーズに会場設営することができます。

以上の２点を踏まえてチェックシートを作成できれば、社内スタッフは、準備係の新人の社員やアルバイトを管理するだけでよくなります。

なお、泉正人さんのチェックシートのすごいところは、さらに、チェックシートの管理や更新も、社内のスタッフに任せているところです。もちろん、初めのフォーマットは泉正人さんが作成しましたが、その後のチェックシートの更新や準備係の管理は、全てスタッフに任せています。

真に優れたチェックシートのテンプレートというのは、均一の作業クオリティを誰でも実現でき、さらに管理からも解放されるものでなければいけません。スタッフがチェックシートを見ながら作業をしても、戸惑って無駄に時間が消費されるようでは、まだまだ改善の余地があると言わざるを得ません。