仕事の仕組み化のポイント

仕事の仕組み化のポイントを押さえると、どうなるのか？

仕事の仕組み化のポイントを押さえると、仕事の仕方が大きく変わります。日本人は勤勉を良しとする風潮が強く、朝早くから夜遅くまで働いている人は会社で評価されやすいです。確かに、日本人は、小学校や中学校の頃から、「勉強している子は偉い」と育てられきたため、当然のといえば当然の思考なのかもしれません。

しかし、同じように、忙しく仕事ばかりしていて、毎日朝６時から12時まで働いていた経営者が、あるとき、ふと、次のことに気づきました。

そして、仕組み化のポイントを押さえることで、仕事に仕組みを作り出しました。その結果、この経営者の方の生活は、次のような変わりました。

自己研鑽の時間は、勉強や読書、英会話のレッスン、スポーツジムなどに時間を費やします。もちろん、以上のような毎日の業務以外にも、講演や出張が入ることもあります。しかし、経営者が不在のときでも、きちんと仕組み化ができているため、数週間出張していても、社員が問題なく日常業務を回します。

以上のように、仕事の仕組みのポイントをきちんと押さえることができれば、時間に余裕もできますし、多くの物を生み出すことができます。

仕事の仕組み化のポイント

仕事の仕組みを作るといっても、全ての仕事を仕組み化することはできませんから、仕組み化のポイントを押さえる必要があります。仕組み化のポイントは、「仕組み化できる仕事」と「仕組み化できない仕事」を見極めることで、次の２つのポイントで見極められます。

「仕組み化できる仕事」というのは、頭を使わないで処理できる「作業系」の仕事です。作業系の仕事は、手や体を動かすような実務作業で、毎日行うようなルーチンワーク的な作業が多いです。「作業系」の仕事の例を挙げると、たとえば、書類や帳簿の作成、会議の準備や進行、掃除や片付けなどになります。

「仕組み化できない仕事」というのは、頭を使って考える「思考系」の仕事です。思考系の仕事は、知的作業が主で、たとえば、新規事業のプランニングや、執筆作業、経営戦略の立案、人事考課などが挙げられます。

一般的なビジネスマンの場合、おおよそ７～８割の時間を作業系に費やしていると言われているため、仕事の仕組み化ができれば、７～８割の時間を有意義に使うことができます。

一方、「思考系」の仕事は、仕組み化せず、自分の時間と労力を使うようにしましょう。というのも、「思考系」の仕事で決めた決定が、あなたのビジネスの柱になるからです。また、「思考系」の仕事で鍛えられた能力は、今後、転職したとき、他の仕事で活かすことも出きます。「思考系」の仕事のみに絞って自分で行うことこそが、自分や会社の成長にもつながるわけです。

仕事の仕組み化のポイントを押さて、応用する方法

仕事の仕組み化のポイントで、仕組み化が困難だと言われている「思考系」の仕事も、実は、部分的に仕組み化することが可能です。これを実際に行っているのが、ソフトバンクグループの社長である孫正義さんです。

孫正義さんは、アイデアを出すときに、部下に、次のように命じたりすることがよくあります。

アイデアを出すというのは、なかなかに骨のいる仕事です。しかし、孫正義さんのように、アイデアの発想の部分のみを仕組み化してしまえば、部下に任せることも可能です。また、発想させた後、さらにグループ化させたり、ある程度まで選別させる作業も、仕組み化して人に任せることが可能です。

基本的には、最終的な決断は、人に任せることはできないため、仕組み化せずに、自分で行います。しかし中には、DMMの会長の亀山敬司さんのように、部下が持ってきたアイデアについては、基本的に「いいんじゃない」と言ってGOサインを出す天才型もいます。結局、どこまでを仕組み化するかは、リスクをどこまで取れるかにより違ってきますが、孫正義さんの手法を見ていると、アイデア次第で、どんどん人に任せることが可能であることにも、気づくことができます。